Vive más enfocado y menos ocupado: cómo priorizar el trabajo

Durante mucho tiempo pensé que estar siempre ocupada era un sinónimo de éxito. Mi agenda estaba llena, tenía tareas todo el día, y si me sobraba un espacio, lo rellenaba con otra responsabilidad. Me sentía “útil”, pero no satisfecha.

Esa fue mi realidad por años… hasta que me di cuenta de que estar ocupada no es lo mismo que avanzar.

Hoy, como esposa, mamá de tres hijos (sí, tres: Enriquito y mis gemelos), y como CEO de una empresa con más de mil colaboradores y nueve unidades de negocio, tengo más pendientes que nunca. Pero también más claridad sobre cómo priorizar lo que importa de verdad.

Aquí quiero compartirte mi experiencia y algunos consejos prácticos que me han ayudado a enfocarme, sin perderme en el caos del día a día.

¿Por qué confundimos estar ocupados con avanzar?

Recuerdo mis primeros años al fundar Grupo UPAX. Quería estar en todo. Revisaba presentaciones, contestaba llamadas, armaba propuestas, salía a vender y luego me ponía a revisar facturas. Si algo se atoraba, ahí estaba yo. No soltaba nada.

Y aunque parecía que todo funcionaba, yo me estaba desgastando. Y lo peor: no tenía tiempo de calidad con Enriquito, que era muy pequeño en ese entonces.

Con los años —y con la llegada de más colaboradores y nuevos clientes— entendí que querer estar en todo no me hacía mejor profesional, ni mejor mamá, ni mejor persona. Simplemente me mantenía en un estado de alerta constante que no era sostenible.

Aprendí que trabajar con enfoque no es dejar de hacer cosas, sino elegir mejor cuáles sí vale la pena hacer tú, y cuáles no.

Cómo establecer prioridades sin complicarte

Cuando todo parece importante, es fácil paralizarse o entrar en modo automático. Pero hay formas sencillas de tomar el control de tu día.

¿Qué tareas solo tú puedes hacer?

Al tener tantas responsabilidades bajo mi mando, he tenido que aprender a distinguir cuándo mi presencia es necesaria… y cuándo estorba.

Hay cosas que solo yo puedo definir (estrategia, visión, decisiones clave), pero hay muchísimas otras que mi equipo puede hacer mejor que yo.

Y eso aplica también si trabajas solo o en una oficina: no todo depende de ti. Aprende a distinguir qué actividades tienen impacto real.

2. Asigna horarios reales, no ideales

Yo solía hacer listas de 12 tareas diarias. Y terminaba solo 3. ¿Te suena?

Hoy solo me enfoco en tres prioridades por día, máximo. Si las termino, todo lo demás es extra. Eso me da enfoque, claridad y menos frustración.

3. No sobrepongas lo urgente con lo importante

Cuando se trata de tu tiempo, lo importante siempre gana. Solo que a veces lo ignoramos porque “lo urgente grita más fuerte”.

Cómo enfocarse en el trabajo cuando todo te distrae

Tener niños pequeños es el entrenamiento perfecto para aprender a trabajar con interrupciones. A veces estoy revisando una presentación y uno de los gemelos aparece con una pregunta existencial sobre dinosaurios. O Enriquito me interrumpe con algo del colegio.

Eso me enseñó que el enfoque no es una burbuja perfecta. Es una decisión diaria.

Aquí te dejo lo que me ha funcionado:

• Divido mi día en bloques de 90 minutos sin interrupciones.
• Apago notificaciones y dejo el celular lejos (sí, se puede).
• Si tengo que pensar o decidir algo importante, lo hago temprano, cuando todos duermen.

La concentración en el trabajo no es un regalo, es un hábito que se entrena.

¿Qué hacer cuando todo parece urgente?

Cuando tienes mil cosas por hacer, es fácil caer en la trampa de querer resolver todo… y no avanzar en nada.

Algo que me funciona (y que comparto mucho con mi equipo) es una matriz rápida para decidir:

Si todos los días revisas tus tareas con esta lógica, tu lista se vuelve mucho más manejable.

¿Cómo ser más productivo en el trabajo sin saturarte?

No necesitas llenar tu agenda para sentirte productivo. De hecho, entre más saturas tu tiempo, menos calidad tienen tus resultados.

Aquí te van mis reglas de oro:

• Si algo toma menos de 2 minutos, hazlo ya.
• Todo lo demás va a la agenda (no a la cabeza).
• No empiezo algo nuevo hasta terminar lo anterior.
• Y si me siento abrumada: respiro, camino y vuelvo a empezar.

¿Te sientes atrapado entre pendientes, correos y distracciones?

Yo también estuve ahí. Pero aprendí que priorizar es una habilidad, no un lujo.

Empieza con lo básico: elige 3 cosas importantes hoy. Hazlas bien. Y deja que eso sea suficiente.

No olvides seguirme en mis redes sociales, ahí te comparto videos y frases que pueden darte un empujón para lograr tus objetivos. ¡Nos leemos en la próxima!